NIE aanvragen: het hele proces, stap voor stap

Het NIE zelf vraag je op een van twee manieren aan: bij een Spaans consulaat in Nederland voordat je vertrekt, of in Spanje zelf bij een Oficina de Extranjería of Comisaría de Policía met cita previa. Beide routes gebruiken hetzelfde formulier, de EX-15, samen met een geldig paspoort en een korte toelichting van het motief (koop van een woning, werk, studie, of geen specifiek motief voor wie alleen een nummer nodig heeft voor bijvoorbeeld een aankoop). De politie moet binnen 5 werkdagen beslissen; in de praktijk krijg je het nummer vaak dezelfde dag van de afspraak te horen, met een schriftelijke resolución als bewijs.

Een veelgemaakte fout is denken dat het NIE de hele administratieve klus afrondt. Dat is het niet: het NIE is alleen een identificatienummer, geen verblijfsstatus. Wie langer dan drie maanden in Spanje gaat wonen, moet zich als EU-burger apart laten registreren, los van het moment waarop het NIE is toegekend. Die registratie (het certificado de registro) is wettelijk verplicht binnen 3 maanden na aankomst. Veel mensen combineren beide stappen in dezelfde afspraak omdat de gemachtigde ambtenaar het NIE toekent en meteen het certificaat kan uitschrijven, maar het zijn juridisch twee losse verplichtingen met elk hun eigen termijn.

Voor wie het NIE via een gemachtigde laat aanvragen (bijvoorbeeld een gestor, terwijl je zelf nog in Nederland zit) is een notarieel volmachtdocument nodig, in het Spaans of met een beëdigde vertaling. Dat scheelt een reis, maar de gemachtigde kan niet namens jou de latere registratieverplichting overslaan zodra je daadwerkelijk in Spanje woont: die stap vereist typisch jouw fysieke aanwezigheid en een empadronamiento-bewijs van de gemeente waar je woont.

Het NIE zelf verloopt nooit: het is een permanent nummer, ook als je jarenlang niet in Spanje bent geweest. Wat wel kan verlopen is je verblijfsstatus daarachter. Na 5 jaar onafgebroken verblijf kun je een permanent registratiecertificaat aanvragen, dat je vrijstelt van de periodieke controles die bij tijdelijke registratie horen. Bewaar hoe dan ook zowel de originele resolución als een kopie: banken, notarissen en de Agencia Tributaria vragen er in de praktijk vaker om dan je zou verwachten, vooral bij de eerste jaren na aankomst.

Een afwijzing gaat meestal niet over jou maar over het dossier: een onvolledig ingevulde EX-15, een motiefomschrijving die de ambtenaar onvoldoende onderbouwd vindt, of ontbrekende identiteitsdocumenten zijn de gebruikelijke redenen om een aanvraag niet mee te nemen. Dat is goed nieuws in de zin dat een verbeterde tweede aanvraag gewoon kan; het nummer is geen schaars goed. En zodra het nummer eenmaal is toegekend hoef je het nergens apart te bewijzen: het staat vanzelfsprekend op je certificado de registro, op Spaanse bankdocumenten en op elke notariële akte die je later tekent, dus de resolución is vooral in de eerste maanden relevant.